Analisa sistem
Definisi
Analisis Sistem : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tugas utama dari
menganalisis sistem meliputi : - Menentukan lingkup sistem - Mengumpulkan fakta
- Menganalisis fakta - Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan
analisis sistem Back
ALASAN
PENGEMBANGAN SISTEM
Alasan pengembangan sistem
·
Terjadinya perubahan kebutuhan
oleh si pemakai
·
Kehadiran teknologi baru
·
Untuk meraih kesempatan
·
Adanya instruksi
·
Sistem yang ada
·
Permasalahan kesempatan,
instruksi
·
Pengembangan sistem
·
Memecahkan masalah, meraih
kesempatan, memenuhi instruksi
·
Sistem yang baru
Proses pengembangan mulai dari konsep sampai
implementasinya yang biasa di sebut dengan istilah Sistem Development Life
Cycle (SDLC)
Ada 2 aspek penting dalam proses pengembangan sistem,
yaitu:
1.
Data tentang masalah-masalah
yang ada saat ini
2.
Data tentang kemungkinan
penyelesaian masalah-masalah tersebut
Perlunya
Pengembangan Sistem
Dalam
pengembangan suatu sistem, ini berarti menyusun sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi perlunya
sistem diperbaharui atau diganti yaitu :
- Adanya permasalahan yang ditimbulkan oleh sistem lama seperti
- Ketidakberesan
Hal ini pada menyebabkan sistem lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan seperti :
-
kecurangan-kecurangan,
yang mengakibatkan tidak amannya kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data
kurang terjamin.
-
kesalahan-kesalahan
yang menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.
-
tidak
efisiennya operasi.
-
tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen
yang telah ditetapkan.
- Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan
organisasi menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan ini
seperti kebutuhan akan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data
semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Semua ini
mengakibatkan sistem lama tidak efektif lagi.
- Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Disini
maksudnya adalah dengan pengembangan system kita dapat mempromosikan usaha kita
melalui internet sehingga kita bisa meraih kesempatan-kesempatan untuk
mendapatkan dan meningkatkan pelanggan.
- Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan
system yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari
atasan pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan
pemerintah.
Tujuan
Pengembangan Suatu Sistem
- Memecahkan permasalahan-permasalahan
- Meraih kesempatan-kesempatan
- Memenuhi instruksi yang diberikan
Harapan Setelah Pengembangan Sistem Baru
- Perfomance (kinerja)
Peningkatan
terhadap kinerja system yang baru menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur
dari throughput (jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat
tertentu) dan response time (rata-rata waktu yang tertunda diantara dua
transaksi).
- Information
Peningkatan
kualitas informasi yang didapatkan
- Ekonomis
Peningkatan
terhadap manfaat-manfaat, keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya
yang terjadi.
- Efisiensi
Peningkatan
terhadap efisiensi operasi. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan
inpitnya.
- Servis
(pelayana)
Peningkatan
terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.
TAHAP ANALIS
Merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting,
karena kesalah di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya
Hasil dari analisa sistem adalah
Laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah
dipelajari dan diketahui bentuk permasalahan serta rancangan sistem baru yang
akan dibuat atau dikembangkan.
ANALISIS TERHADAP
SEBUAH SISTEM DI BAGI MENJADI 4:
1.
ANALISIS MASALAH
Sesuatu yang menghambat tercapainya tujuan
2.
ANALISIS KELEMAHAN
Sesuatu yang mengakibatkan pencapaian tujuan tidak
optimal dan maksimal
3.
ANALISIS KEBUTUHAN
Bagaimana menyediakan yang dibutuhkan bagi user
4.
ANALISIS KELAYAKAN
Memperhitungkan besarnya biaya yang di keluarkan untuk
mendapatkan informasi
TUJUAN ANALISIS
SISTEM
1.
Memberikan layanan kebutuhan
informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan
operasional perusahaan
2.
Membantu para pengambil
keputusan untuk mewujudkan tercapainya tujuan
3.
Mengidentifikasi dan
mengevaluasi sistem yang telah ada berlangsung
4.
Merumuskan tujuan organisal si
berupa pengolahan data maupun pengolahan baru
5.
Menyusun suatu tahap rencana
pengembangan sistem
INVESTIGASI
SISTEM
1. STUDY AWAL
Dimana gagasan sistem baru atau
menyempurnakan sistem yang sedang berjalan, diterima dan di pelajari pada
sistem yang berjalan
Personal yang dibutuhkan dalam
pengembangan sistem
1.
Sistem analis
2.
Programmer
3. Network designer
4.
Teknisi komputer
5.
Database administrator
6.
Documenter
TUJUAN UTAMA DARI STUDY
AWAL
1.
Memperhitungkan sifat
penyusunan sistem dan memperhitungkan keberadaan masalah dan sifat masalah
2. Memperhitungkan jangkauan masalah
3. Mengajukan aksi-aksi yang dapat menyelesaikan masalah
4. Memperhitungan kelayakan penyususan sistem yang di ajukan
5. Menyusun rencana detail untuk langkah analisis sistem
6. Menyusun rencana ringkasan untuk seluruh proyek penyususan sistem
PROSES STUDY AWAL
A.
MENDIFINISIKAN MASALAH
B.
PENJELASAN PRODUK SISTEM YANG
SEDANG BERJALAN
C.
MENGKLASIFIKASIKAN PERMINTAAN
PENGEMBANGAN SISTEM
D.
MENGEVALUASI SISTEM YANG
BERJALAN
PRODUK
AKHIR STUDY AWAL
1.
Pernyataan ringkas dari tujuan
yang mendasari permintaan pengembangan sistem
2.
Permintaan awal pembangunan
sistem telah di proses
3.
Bentuk-bentuk output yang di
kehendaki dan bentuk transaksi serta sumber data input yang di gunakan
4.
Prosedur sistem yang berjalan
5.
Bentuk-bentuk permasalahan yang
ditemukan pada study awal
6.
Prakiraan biaya dan keuntungan
yang akan diperoleh.
STUDY KELAYAKAN
Tahap berikut
dalam proses pembangunan sistem atau tidak.
5 ASPEK DALAM STUDY KELAYAKAN
a.
Kelayakan teknis, jika perancang
sistem dapat menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan hardware dan
software yang di miliki
b.
Kelayakan operasi, jika tim
perancang sistem dapat menyelesaikan masalah udengan menggunakan personel dan
prosedur yang terserdia
c.
Kelayakan ekonomis, jika tim
perancang sistem dapat menyelesaikan masalah dalam waktu dan anggaran biaya
d.
Kelayakan personel
e.
Kelayakan jadwal waktu
TUJUAN
STUDY KELAYAKAN
1.
Memperkirakan biaya penyususan
sistem dan keuntungan sistem
2.
Menyediakan informasi ekonomis
yang membantu organisasi dalam mengambil keputusan untuk melanjutkan proses
penyususan sistem atau tidak
KEGIATAN STUDY
KELAYAKAN
1.
Dimulai dengan membahas kembali
hasil pengkajian awal dan dokumen-dokumen pada tahap proses study awal
2.
Merupakan kegiatan awal dari
tugas-tugas dan kegiatan-kegiatan didalam proses analisis.
PROSES
STUDY KELAYAKAN
A.
Membuat sistematika dan
melakukan proses pengumpulan data
1.
DATA TENTANG ORGANISASI
-
Sasaran dan tujuan organisasi
-
Bagan struktur organisasi
-
Tugas dan fungsi unit-unit dalam
organisasi
-
Kebijakan organisasi
2.
DATA TENTANG PERSONAL
-
Wewenang dan tanggung jawab
-
Tugas pokok pekerjaan
-
Hubungan antar personal
-
Apa kebutuhan informasinta
3.
DATA TENTANG PROSEDUR KERJA
-
Kergiatan kerja yang ada
-
Metode kerja yang digunakan
-
Jadwal dan volume pekerjaan
yang ada
-
Bagaimana kriteria penentuan
kualitas kerja
4.
DATA TENTANG LINGKUNGAN KERJA
-
Bagaimana pengaturan fisik
ruang kerja
-
Sumber daya yang tersedia
-
Suasana kerja yang sinergis dan
responsive
B.
Menginterprestasikan
Pengumpulan Data.
C.
Membuat Kesimpulan dari Hasil
Study Kelayakan.
MANFAAT
STUDY KELAYAKAN
1.
Akan menjadi dasar untuk
membuat rencana kerja.
-
Penjelasan ringkas tentang
maksud dan tujuan ruang lingkup proyek yang dibentuk.
-
Penjelasan sistem yang sedang
berjalan
-
Keuntungan dari sistem yang
baru
-
Jadwal waktu dan personal yang
terlibat
-
Kebijaksanaan yang dapat dan
tidak dapat diambil oleh tim
2.
Rencana kerja yang akan
dilaksanakan di dalam proses pembangunan sistem
3.
Penyiapan berkas kerja dan
dokumen untuk tahap berikutnya
Wawancara
merupakan
percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan
pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah untuk mendapatkan informasi di
mana sang pewawancara melontarkan pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab oleh
orang yang diwawancarai.
Kelebihan
wawancara
o
Dapat memberi kesempatan kepada
pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai.
o
Pewawancara dapat mengembangkan
pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
o
Pewawancara dapat menilai
kebenaran jawaban dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
Kekurangan
wawancara
·
Proses wawancara membutuhkan
waktu yang lama.
·
Keberhasilan hasil wawancara
tergantung dari kepandaian pewawancara.
·
Wawancara tidak selalu tepat
untuk kondisi-kondisi tertentu.
·
Wawancara sangat mengganggu
kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya terbatas.
Pertanyaan
untuk wawancara
·
Gunakan bahasa yang baik, sopan
dan jelas.
·
Hindari pertanyaan yang
berbelit-belit.
·
Hindari pertanyaan yang
menakutkan dan membuat khawatir.
·
Hindari pertanyaan-pertanyaan
yang mengkritik.
·
Jangan memasukkan pendapat
pribadi anda sebagai pertanyaan.
·
Jangan menggunakan kata “Anda”.
Persiapan seblum wawancara
1.
Aturlah pertemuan dengan orang
yang akan diwawancarai terlebih dahulu.
2.
Jelaskan maksud dari wawancara.
3.
Aturlah waktu wawancara yang
paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari yang diwawancarai.
4.
Buatlah jadwal wawancara.
5.
Buatlah panduan wawancara (interview
guide)
Cara
melakukan wawancara
1.
Perkenalkan diri terlebih
dahulu.
2.
Menjelaskan tujuan dari
wawancara.
3.
Menjelaskan peranan-peranan
yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dan hasil dari wawancara.
4.
Pewawancara harus menghilangkan
kesan mengintrogasi.
5.
Selama wawancara, pewawancara
harus mendengarkan dengan teliti dan jangan terlalu banyak berbicara.
6.
Jagalah suasana wawancara agar
tetap santai.
7.
Jangan memotong pembicaraan orang yang
diwawancarai sebelum selesai.
Mintalah pendapat atau ide-ide tambahan yang
mungkin belum diungkapkan.
8.
Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak
berdasar.
9.
Jangan menggunakan
istilah-istilah yang sulit dimengerti.
10.
Pada akhir wawancara,
bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai
untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.
11.
Ucapkan terima kasih apabila
wawancara telah selesai serta mintalah kesedian kembali untuk dihubungi atau
diadakan wawancara lagi bila perlu.
Sukses
tidaknya wawancara selain ditentukan oleh sikap wartawan juga ditentukan oleh
perilaku, penampilan, dan sikap wartawan. Sikap yang baik biasanya mengundang
simpatik dan akan membuat suasana wawancara akan berlangsung akrab alias
komunikatif. Wawancara yang komunikatif dan hidup ikut ditentukan oleh
penguasaan permasalahan dan informasi seputar materi topik pembicaraan baik
oleh nara sumber maupun wartawan.
Observasi
istilah observasi berasal dan bahasa Latin
yang berarti ”melihat” dan “memperhatikan”. Istilah observasi diarahkan pada
kegiatan memperhatikan secara akurat, mencatat fenomena yang muncul, dan
mempertimbangkan hubungan antar aspek dalam fenomena tersebut.
TUJUAN OBSERVASI
Pada dasarnya observasi bertujuan untuk mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian dilihat dan perspektif mereka terlibat dalam kejadian yang diamati tersebut. Deskripsi harus kuat, faktual, sekaligus teliti tanpa harus dipenuhi berbagai hal yang tidak relevan.
Observasi perlu dilakukan karena beberapa alasan, yaitu:
1. Memungkinan untuk mengukur banyak perilaku yang tidak dapat diukur dengan menggunakan alat ukur psikologis yang lain (alat tes). Hal ini banyak terjadi pada anak-anak.
2. Prosedur Testing Formal seringkali tidak ditanggapi serius oleh anak-anak sebagaimana orang dewasa, sehingga sering observasi menjadi metode pengukur utama.
3. Observasi dirasakan lebih mudah daripada cara peugumpulan data yang lain.
Pada dasarnya observasi bertujuan untuk mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian dilihat dan perspektif mereka terlibat dalam kejadian yang diamati tersebut. Deskripsi harus kuat, faktual, sekaligus teliti tanpa harus dipenuhi berbagai hal yang tidak relevan.
Observasi perlu dilakukan karena beberapa alasan, yaitu:
1. Memungkinan untuk mengukur banyak perilaku yang tidak dapat diukur dengan menggunakan alat ukur psikologis yang lain (alat tes). Hal ini banyak terjadi pada anak-anak.
2. Prosedur Testing Formal seringkali tidak ditanggapi serius oleh anak-anak sebagaimana orang dewasa, sehingga sering observasi menjadi metode pengukur utama.
3. Observasi dirasakan lebih mudah daripada cara peugumpulan data yang lain.
Kelebihan
observasi
·
Data yang dikumpulkan melalui
observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.
·
Analisis sistem melalui
observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan.
·
Analisis sistem dapat
menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan.
·
Analisis sistem dapat mengukur
tingkat suatu pekerjaan.
Kekurangan
observasi
1.
Umumnya orang diamati terganggu
atau tidak nyaman.
2.
Pekerjaan yang sedang
diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan
tertentu.
3.
Observasi dapat mengganggu
pekerjaan yang sedang dilakukan.
4.
Orang yang diamati cenderung
melakukan pekerjaan dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi
kejelekannya
Cara
melakukan observasi
- Rencanakan observasi yang akan dilakukan, meliputi :
a.
apa yang akan diobservasi
b.
dimana letak lokasi observasi
c.
kapan observasi akan dilakukan
d.
siapa yang akan melaksanakan
observasi ini
e.
siapa yang akan diobservasi
f.
bagaimana melakukan observasi
2. Mintalah izin
terlebih dahulu dari manager atau pegawai-pegawai yang terlibat.
3. Bertindaklah
dengan rendah hati.
4. Lengkapilah
dengan catatan selama observasi berlangsung.
5. Kaji ulang
hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat.
Hal
yang tidak dibolehkan dalam melakuka observasi
1.
Mengganggu kerja individu yang
diobservasi maupun individu lainnya.
2.
Terlalu menekan pada pekerjaan-pekerjaan
yang tidak penting.
3.
Jangan membuat asumsi-asumsi.
Daftar pertanyaan
Kelebihan
·
Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak dan
tersebar.
·
Responden tidak merasa terganggu.
·
Dafttar pertanyaan secara relatif dan lebih efisien untuk
sumber data yang banyak.
·
Daftar pertanyaan biasanya tidak mencantumkan identitas
responden, maka hasilnya lebih objektif.
Kekurangan
·
Daftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab
pertanyaan dengan sepenuh hati.
·
Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel.
·
Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama
dengan daftar pertanyaan.
·
Daftar pertanyaan yang lengkap sulit dibuat.
Tipe daftar pertanyaan
1. Format Bebas
Berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden
ditempat yang telah disediakan.
2. Format Pasti
Berisi pertanyaan yang jawabanya sudah pasti dengan memilih
jawaban yang tersedia
Cara membuat daftar pertanyaan
1. Rencanakan terlebih dahulu
fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang akan dikumpulkan.
2. Berdasarkan fakta dan
opini, tentukan tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat.
3. Tulislah
pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.
4. Uji daftar pertanyaan ini
kepada responden yang kecil terlebih dahulu.
5. Perbanyaklah dan
distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik.