Makalah Analisa sistem -->

ads

Makalah Analisa sistem

Sunday, 17 January 2016



Analisa sistem
Definisi Analisis Sistem : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi : - Menentukan lingkup sistem - Mengumpulkan fakta - Menganalisis fakta - Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem Back

 ALASAN PENGEMBANGAN SISTEM

Alasan pengembangan sistem
·         Terjadinya perubahan kebutuhan oleh si pemakai
·         Kehadiran teknologi baru
·         Untuk meraih kesempatan
·         Adanya instruksi
·         Sistem yang ada
·         Permasalahan kesempatan, instruksi
·         Pengembangan sistem
·         Memecahkan masalah, meraih kesempatan, memenuhi instruksi
·         Sistem yang baru

 Proses pengembangan mulai dari konsep sampai implementasinya yang biasa di sebut dengan istilah Sistem Development Life Cycle (SDLC)

Ada 2 aspek penting dalam proses pengembangan sistem, yaitu:
1.       Data tentang masalah-masalah yang ada saat ini
2.       Data tentang kemungkinan penyelesaian masalah-masalah tersebut


 Perlunya Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan suatu sistem, ini berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi perlunya sistem diperbaharui atau diganti yaitu :
  1. Adanya permasalahan yang ditimbulkan oleh sistem lama seperti
  1. Ketidakberesan
    Hal ini pada menyebabkan sistem lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan seperti :
-          kecurangan-kecurangan, yang mengakibatkan tidak amannya kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data kurang terjamin.
-          kesalahan-kesalahan yang menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.
-          tidak efisiennya operasi.
-          tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
  1. Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan ini seperti kebutuhan akan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Semua ini mengakibatkan sistem lama tidak efektif lagi.
  1. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Disini maksudnya adalah dengan pengembangan system kita dapat mempromosikan usaha kita melalui internet sehingga kita bisa meraih kesempatan-kesempatan untuk mendapatkan dan meningkatkan pelanggan.
  1. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan system yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atasan pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.



Tujuan Pengembangan Suatu Sistem

- Memecahkan permasalahan-permasalahan
- Meraih kesempatan-kesempatan
- Memenuhi instruksi yang diberikan

 Harapan Setelah Pengembangan Sistem Baru

- Perfomance (kinerja)
Peningkatan terhadap kinerja system yang baru menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput (jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu) dan response time (rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi).
- Information
Peningkatan kualitas informasi yang didapatkan
- Ekonomis
Peningkatan terhadap manfaat-manfaat, keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
- Efisiensi
Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inpitnya.
- Servis (pelayana)
Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.

TAHAP ANALIS
Merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalah di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya

Hasil dari analisa sistem adalah
Laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahan serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan.

ANALISIS TERHADAP SEBUAH SISTEM DI BAGI MENJADI 4:
1.       ANALISIS MASALAH
Sesuatu yang menghambat tercapainya tujuan
2.       ANALISIS KELEMAHAN
Sesuatu yang mengakibatkan pencapaian tujuan tidak optimal dan maksimal
3.       ANALISIS KEBUTUHAN
Bagaimana menyediakan yang dibutuhkan bagi user
4.       ANALISIS KELAYAKAN
Memperhitungkan besarnya biaya yang di keluarkan untuk mendapatkan informasi



TUJUAN ANALISIS SISTEM
1.       Memberikan layanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan
2.       Membantu para pengambil keputusan untuk mewujudkan tercapainya tujuan
3.       Mengidentifikasi dan mengevaluasi sistem yang telah ada berlangsung
4.       Merumuskan tujuan organisal si berupa pengolahan data maupun pengolahan baru
5.       Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem


INVESTIGASI SISTEM

1.     STUDY AWAL
Dimana gagasan sistem baru atau menyempurnakan sistem yang sedang berjalan, diterima dan di pelajari pada sistem yang berjalan

Personal yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem
1.     Sistem analis
2.     Programmer
3.     Network designer
4.     Teknisi komputer
5.     Database administrator
6.     Documenter

TUJUAN UTAMA DARI STUDY AWAL
1.    Memperhitungkan sifat penyusunan sistem dan memperhitungkan keberadaan masalah dan sifat masalah
2.    Memperhitungkan jangkauan masalah
3.    Mengajukan aksi-aksi yang dapat menyelesaikan masalah
4.    Memperhitungan kelayakan penyususan sistem yang di ajukan
5.    Menyusun rencana detail untuk langkah analisis sistem
6.    Menyusun rencana ringkasan untuk seluruh proyek penyususan sistem



PROSES STUDY AWAL
A.      MENDIFINISIKAN MASALAH
B.      PENJELASAN PRODUK SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
C.      MENGKLASIFIKASIKAN PERMINTAAN PENGEMBANGAN SISTEM
D.      MENGEVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

PRODUK AKHIR STUDY AWAL
1.    Pernyataan ringkas dari tujuan yang mendasari permintaan pengembangan sistem
2.    Permintaan awal pembangunan sistem telah di proses
3.    Bentuk-bentuk output yang di kehendaki dan bentuk transaksi serta sumber data input yang di gunakan
4.     Prosedur sistem yang berjalan
5.     Bentuk-bentuk permasalahan yang ditemukan pada study awal
6.     Prakiraan biaya dan keuntungan yang akan diperoleh.

STUDY KELAYAKAN
Tahap berikut dalam proses pembangunan sistem atau tidak.
5 ASPEK DALAM STUDY KELAYAKAN
a.       Kelayakan teknis, jika perancang sistem dapat menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan hardware dan software yang di miliki
b.      Kelayakan operasi, jika tim perancang sistem dapat menyelesaikan masalah udengan menggunakan personel dan prosedur yang terserdia
c.       Kelayakan ekonomis, jika tim perancang sistem dapat menyelesaikan masalah dalam waktu dan anggaran biaya
d.      Kelayakan personel
e.      Kelayakan jadwal waktu



TUJUAN STUDY KELAYAKAN
1.       Memperkirakan biaya penyususan sistem dan keuntungan sistem
2.       Menyediakan informasi ekonomis yang membantu organisasi dalam mengambil keputusan untuk melanjutkan proses penyususan sistem atau tidak

KEGIATAN STUDY KELAYAKAN

1.       Dimulai dengan membahas kembali hasil pengkajian awal dan dokumen-dokumen pada tahap proses study awal
2.       Merupakan kegiatan awal dari tugas-tugas dan kegiatan-kegiatan didalam proses analisis.

PROSES STUDY KELAYAKAN
A.      Membuat sistematika dan melakukan proses pengumpulan data
1.       DATA TENTANG ORGANISASI
-          Sasaran dan tujuan organisasi
-          Bagan struktur organisasi
-          Tugas dan fungsi unit-unit dalam organisasi
-          Kebijakan organisasi

2.       DATA TENTANG PERSONAL
-          Wewenang dan tanggung jawab
-          Tugas pokok pekerjaan
-          Hubungan antar personal
-          Apa kebutuhan informasinta

3.       DATA TENTANG PROSEDUR KERJA
-          Kergiatan kerja yang ada
-          Metode kerja yang digunakan
-          Jadwal dan volume pekerjaan yang ada
-          Bagaimana kriteria penentuan kualitas kerja

4.       DATA TENTANG LINGKUNGAN KERJA
-          Bagaimana pengaturan fisik ruang kerja
-          Sumber daya yang tersedia
-          Suasana kerja yang sinergis dan responsive

B.      Menginterprestasikan Pengumpulan Data.
C.      Membuat Kesimpulan dari Hasil Study Kelayakan.


MANFAAT STUDY KELAYAKAN
1.       Akan menjadi dasar untuk membuat rencana kerja.
-          Penjelasan ringkas tentang maksud dan tujuan ruang lingkup proyek yang dibentuk.
-          Penjelasan sistem yang sedang berjalan
-          Keuntungan dari sistem yang baru
-          Jadwal waktu dan personal yang terlibat
-          Kebijaksanaan yang dapat dan tidak dapat diambil oleh tim
2.       Rencana kerja yang akan dilaksanakan di dalam proses pembangunan sistem
3.       Penyiapan berkas kerja dan dokumen untuk tahap berikutnya

Wawancara
merupakan percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah untuk mendapatkan informasi di mana sang pewawancara melontarkan pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab oleh orang yang diwawancarai.
Kelebihan wawancara
o   Dapat memberi kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai.
o   Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
o   Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

Kekurangan wawancara
·         Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama.
·         Keberhasilan hasil wawancara tergantung dari kepandaian pewawancara.
·         Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tertentu.
·         Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya terbatas.


Pertanyaan untuk wawancara
·         Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas.
·         Hindari pertanyaan yang berbelit-belit.
·         Hindari pertanyaan yang menakutkan dan membuat khawatir.
·         Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik.
·         Jangan memasukkan pendapat pribadi anda sebagai pertanyaan.
·         Jangan menggunakan kata “Anda”.

Persiapan seblum wawancara
1.       Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.
2.       Jelaskan maksud dari wawancara.
3.       Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari yang diwawancarai.
4.       Buatlah jadwal wawancara.
5.       Buatlah panduan wawancara (interview guide)

Cara melakukan wawancara
1.       Perkenalkan diri terlebih dahulu.
2.       Menjelaskan tujuan dari wawancara.
3.       Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dan hasil dari wawancara.
4.       Pewawancara harus menghilangkan kesan mengintrogasi.
5.       Selama wawancara, pewawancara harus mendengarkan dengan teliti dan jangan terlalu banyak berbicara.
6.       Jagalah suasana wawancara agar tetap santai.
7.        Jangan memotong pembicaraan orang yang diwawancarai sebelum selesai.
 Mintalah pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.
8.        Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar.
9.       Jangan menggunakan istilah-istilah yang sulit dimengerti.
10.   Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.
11.   Ucapkan terima kasih apabila wawancara telah selesai serta mintalah kesedian kembali untuk dihubungi atau diadakan wawancara lagi bila perlu.
Sukses tidaknya wawancara selain ditentukan oleh sikap wartawan juga ditentukan oleh perilaku, penampilan, dan sikap wartawan. Sikap yang baik biasanya mengundang simpatik dan akan membuat suasana wawancara akan berlangsung akrab alias komunikatif. Wawancara yang komunikatif dan hidup ikut ditentukan oleh penguasaan permasalahan dan informasi seputar materi topik pembicaraan baik oleh nara sumber maupun wartawan.

Observasi
istilah observasi berasal dan bahasa Latin yang berarti ”melihat” dan “memperhatikan”. Istilah observasi diarahkan pada kegiatan memperhatikan secara akurat, mencatat fenomena yang muncul, dan mempertimbangkan hubungan antar aspek dalam fenomena tersebut.

TUJUAN OBSERVASI
Pada dasarnya observasi bertujuan untuk mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian dilihat dan perspektif mereka terlibat dalam kejadian yang diamati tersebut. Deskripsi harus kuat, faktual, sekaligus teliti tanpa harus dipenuhi berbagai hal yang tidak relevan.
Observasi perlu dilakukan karena beberapa alasan, yaitu:
1. Memungkinan untuk mengukur banyak perilaku yang tidak dapat diukur dengan menggunakan alat ukur psikologis yang lain (alat tes). Hal ini banyak terjadi pada anak-anak.
2. Prosedur Testing Formal seringkali tidak ditanggapi serius oleh anak-anak sebagaimana orang dewasa, sehingga sering observasi menjadi metode pengukur utama.
3. Observasi dirasakan lebih mudah daripada cara peugumpulan data yang lain.
Kelebihan observasi
·         Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.
·         Analisis sistem melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan.
·         Analisis sistem dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan.
·         Analisis sistem dapat mengukur tingkat suatu pekerjaan.
Kekurangan observasi
1.       Umumnya orang diamati terganggu atau tidak nyaman.
2.       Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan tertentu.
3.       Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.
4.       Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya

 
Cara melakukan observasi
  1. Rencanakan observasi yang akan dilakukan, meliputi :
a.       apa yang akan diobservasi
b.      dimana letak lokasi observasi
c.       kapan observasi akan dilakukan
d.      siapa yang akan melaksanakan observasi ini
e.      siapa yang akan diobservasi
f.        bagaimana melakukan observasi
2. Mintalah izin terlebih dahulu dari manager atau pegawai-pegawai yang terlibat.
3. Bertindaklah dengan rendah hati.
4. Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung.
5. Kaji ulang hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat.

Hal yang tidak dibolehkan dalam melakuka observasi
1.       Mengganggu kerja individu yang diobservasi maupun individu lainnya.
2.       Terlalu menekan pada pekerjaan-pekerjaan yang tidak penting.
3.       Jangan membuat asumsi-asumsi.

Daftar pertanyaan
Kelebihan
·         Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.
·         Responden tidak merasa terganggu.
·         Dafttar pertanyaan secara relatif dan lebih efisien untuk sumber data yang banyak.
·         Daftar pertanyaan biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya lebih objektif.




Kekurangan
·         Daftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.
·         Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel.
·         Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan.
·         Daftar pertanyaan yang lengkap sulit dibuat.

Tipe daftar pertanyaan
1.      Format Bebas
Berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang telah disediakan.
2.      Format Pasti
Berisi pertanyaan yang jawabanya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia

Cara membuat daftar pertanyaan
1.      Rencanakan terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang akan dikumpulkan.
2.      Berdasarkan fakta dan opini, tentukan tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat.
3.      Tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.
4.      Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlebih dahulu.
5.      Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik.